Czy moja firma jest za mała na automatyzację?

Od czego zależy, czy firma jest za mała?

Nie od liczby pracowników, tylko od jednej powtarzalnej czynności. Jednoosobowa firma bywa lepszym kandydatem niż spółka na dziesięć osób. Rozstrzyga próg: jeśli jedna czynność zjada Ci ponad 2,5 godziny tygodniowo, moduł od 3 000 zł zwraca się w pierwszym roku. Poniżej tego progu mówimy wprost, zostań przy gotowym narzędziu.

Jak policzyć ten próg u siebie?

Podstaw trzy liczby do jednego wzoru. Próg tygodniowy = (cena modułu + 12 × opieka) / Twoja stawka godzinowa / 52. Cena modułu zaczyna się od 3 000 zł jednorazowo, opieka modułu od 300 zł miesięcznie. To daje 6 600 zł w pierwszym roku. Twoja stawka to jedyna zmienna, którą wstawiasz sam. Policz, ile realnie warta jest Twoja godzina albo godzina osoby, która dziś klika to ręcznie. Zwraca się znaczy tyle, że w pierwszym roku odzyskany czas jest wart więcej niż cały rachunek za moduł i opiekę.

Jak próg zmienia się z Twoją stawką?

Im więcej warta jest Twoja godzina, tym niższy próg. Właściciel liczący 100 zł za godzinę odbija moduł już przy niecałych 1,5 godziny tygodniowo. Osoba na 40 zł potrzebuje ponad 3 godzin. Dlatego rekomendowany próg ustawiamy na 2,5 godziny, nie na wyjście na zero. Automatyzacja rzadko zdejmuje 100% czasu, a Ty chcesz zapasu, nie wyniku na styk. Ten bufor to też margines na to, że część czynności zawsze zostaje po Twojej stronie do sprawdzenia.

Nie znasz swojej stawki godzinowej?

Policz ją w dwie minuty, na jeden z dwóch sposobów. Pierwszy: miesięczny przychód firmy podzielony przez godziny, które w nią realnie wkładasz. Drugi, jeśli tę czynność klika pracownik: jego pełny koszt miesięczny podzielony przez godziny pracy. Weź kwotę bliższą prawdy, nie tę ładniejszą. Zaniżona stawka zawyża próg i podpowie Ci, żeby nie automatyzować czegoś, co realnie się opłaca.

Ile próg spada w kolejnych latach?

Rachunek 6 600 zł dotyczy tylko pierwszego roku, bo zawiera jednorazowe wdrożenie. Od drugiego roku zostaje sama opieka, 3 600 zł, więc przy 60 zł za godzinę próg spada do około 1,15 godziny tygodniowo. Moduł, który w pierwszym roku ledwo wychodził na zero, w drugim zarabia na siebie z zapasem. To najuczciwszy sposób patrzenia na koszt, bo pierwszy rok jest zawsze najdroższy.

Które czynności najczęściej przebijają próg?

W małej firmie próg przekraczają zwykle te same cztery rzeczy. Każda z nich robiona codziennie szybko urasta do 2-3 godzin tygodniowo.

• Przepisywanie zamówień z maila albo formularza do drugiego systemu, jedno po drugim.
• Wyceny robione wieczorami, ręcznie, według tego samego schematu.
• Odpowiadanie na te same pytania klientów tym samym mailem.
• Zbieranie danych z kilku miejsc, żeby złożyć jeden raport albo fakturę.

Kiedy mówimy wprost: nie automatyzuj?

Są trzy sytuacje, w których odsyłamy Cię do gotowego narzędzia, nie do wdrożenia. Zadanie jest jednorazowe albo robisz je raz na kwartał, więc nie ma czego odzyskiwać. Proces ciągle się zmienia, więc reguła, którą dziś zakodujemy, za miesiąc będzie nieaktualna. Albo policzony próg wypada poniżej 3 000 zł oszczędności rocznie, wtedy dedykowany moduł to przerost formy. W takich przypadkach tańszy jest arkusz, szablon maila albo gotowy plugin. Wolimy stracić jedno zlecenie niż sprzedać Ci moduł, który przeleży się bez zwrotu.

Od czego zacząć, żeby nas sprawdzić?

Od jednego modułu, nie od systemu. Bierzesz tę jedną czynność, która przebija próg, i automatyzujesz tylko ją. Większość naszych większych wdrożeń zaczęła się właśnie tak, od jednego panelu, który zdjął jeden przestój. Jeśli po pierwszym module liczby się spinają, dokładasz kolejny. Jeśli nie, nie wydałeś 25 000 zł na system, tylko 3 000 zł na test. Ryzyko po Twojej stronie to koszt jednego modułu, nie budżet całego systemu. Pełny zakres aplikacji i automatyzacji opisaliśmy osobno.